À partir de 2021, les retraités/es et les bénéficiaires ont la possibilité de compléter l’exercice du CE en utilisant l’application CE numérique au lieu de soumettre un CE à code-barres à la Caisse.  

Si le/la retraité(e)/bénéficiaire choisit de soumettre le CE numérique, il/elle doit télécharger l’application CE numérique, compléter le processus d’inscription (y compris le rendez-vous vidéo exceptionnel avec un représentant de la Caisse pour confirmer son identité) et émettre un CE numérique pour l'année en question, ainsi que pour les années suivantes - tout cela se fait via l’application désignée et par la collecte des données biométriques du/de la retraité(e)/bénéficiaire.  

Si vous complétez la procédure annuelle du CE dans l’application DCE, vous ne serez pas également tenu(e) de soumettre un formulaire CE en format papier à la Caisse. Si vous avez complété avec succès la procédure du CE dans l’application DCE, aucune autre action n’est requise de votre part et vous ne devez pas soumettre un formulaire CE en format papier à la Caisse.  

Veuillez noter que si vous ne complétez pas l’émission du CE numérique avant le mois de juin, alors la Caisse vous enverra le formulaire CE en format papier par courrier postal ; vous pourrez également imprimer le formulaire CE dans votre Espace Client (MSS), à condition que vous ne soyez pas payé(e) sur le système de la double filière. Sachez toutefois que même dans ce cas, vous aurez toujours deux options pour compléter la procédure du CE annuel : c.-à-d. soit (i) soumettre le CE en format papier à la Caisse (le CE en format papier par courrier OU la copie électronique de votre CE via votre portail MSS), soit (ii) ne pas tenir compte du CE en format papier et vous inscrire à l’application DCE et soumettre votre CE numérique par le biais de l’application, avant le 31 décembre. Pour plus d’informations sur l’application DCE, veuillez consulter la page à cet égard. 

Il y a deux manières d’obtenir un CE en format papier : 

1. La Caisse envoie les certificats de droit à prestation en format papier chaque année au mois de juin.  
2. En même temps, les retraités/es et les bénéficiaires qui ne sont pas payés/es sur le système de la double filière peuvent également télécharger leur CE à partir de leur compte MSS sous l’onglet DOCUMENTS MSS.

Les retraités/es et bénéficiaires doivent remplir, signer et dater leur CE et envoyer ce document original avec la signature originale à la Caisse, comme d’habitude. Le CE avec la signature/empreinte du pouce originale doit être retourné à la Caisse dès que possible et au plus tard le 31 décembre pour éviter le risque d’une suspension de prestation. 

Les retraités/es et bénéficiaires peuvent renvoyer leurs formulaires CE datés et signés (à la main) à la Caisse d’une des manières suivantes :  

a) Soumission électronique de votre formulaire CE scanné à partir de votre compte MSS : Avant tout, veuillez signer à la main et dater le formulaire CE. Ensuite, vous devez scanner le formulaire CE dûment signé avant de le télécharger à la Caisse au format PDF ou JPEG en utilisant la fonctionnalité “Télécharger document” dans votre compte MSS. Une fois le formulaire CE soumis avec succès dans MSS, vous ne devez plus envoyer à la Caisse le formulaire CE Cette option de soumission électronique du formulaire CE peut également être utilisée si vous êtes sur le système de la double filière. Pour plus d’informations sur comment accéder et utiliser MSS, ainsi qu’un tutoriel expliquant étape par étape comment soumettre des documents à la Caisse via MSS, veuillez consulter la page web MSS.

b) Envoyer par la poste votre formulaire CE à la Caisse : Si vous préférez renvoyer votre formulaire CE utilisant les services postaux, vous devez avant tout signer (à la main) et dater votre formulaire CE, puis envoyer le formulaire avec votre signature ORIGINALE à la Caisse à une des adresses postales fournies sur la page de contact de la Caisse.

c) Déposer votre formulaire CE en personne : La Caisse a installé des boîtes aux lettres réservées et situées dans ses bureaux de New York et Genève. Pour plus de détails sur l’endroit de ces boîtes aux lettres, veuillez consulter la page de contact de la Caisse.

Les Certificats de droit à prestation (CE) 2023 ont été envoyés aux retraités/es et aux bénéficiaires dont les prestations ont été mises en place avant le 30 juin 2023 et qui n’avaient pas complété leur CE numérique à l’aide de l’application DCE avant le 30 juin 2023. La Caisse enverra un 2ème CE aux retraités/es et bénéficiaires de qui, à la mi-octobre 2023, elle n’aura pas reçu de CE 2023 original à code-barres dûment rempli, ou à ceux qui n’auront pas complété leur CE en utilisant l’application DCE. 

Tous les bénéficiaires dont la prestation a été mise en place avant le 30 juin 2023 doivent compléter leur exercice du CE soit en utilisant l’application DCE, soit en soumettant à la Caisse le formulaire du Certificat de droit à prestation (CE) à code-barres en format papier, avec la date et leur signature originale.  Les bénéficiaires qui souhaitent compléter l’exercice du CE via l’application DCE doivent émettre leur CE numérique au plus tard le 31 décembre 2023 pour éviter le risque de voir leur prestation suspendue. Les bénéficiaires qui souhaitent compléter l’exercice du CE en soumettant à la Caisse le CE à code-barres en format papier doivent dater et signer le formulaire CE à l’aide d’un stylo. Leur signature sur le CE doit correspondre à celle dans les dossiers de la Caisse. Le formulaire CE en format papier, daté et signé, doit être retourné à la Caisse (soit par courrier, soit par voie électronique via MSS) au plus tard le 31 décembre 2023 pour éviter le risque de suspension de prestation. 

Les bénéficiaires dont la prestation n'a PAS été mise en place avant le 30 juin 2023 ne recevront pas de CE 2023. Dans ces cas, aucune action n'est requise de votre part pour l'exercice CE 2023, mais vous aurez la possibilité de délivrer votre DCE si vous le souhaitez. Vous ne serez tenu de vous conformer qu'à partir du prochain exercice CE à venir qui débutera à la toute fin juin 2023.

Les bénéficiaires qui ont terminé leur CE numérique à l'aide de l'application DCE avant le 30 juin 2023 ne recevront pas non plus le CE sur papier, car ils se seront déjà conformés à l'exigence d'exercice annuel du CE pour 2023.

Il est extrêmement important que les bénéficiaires complètent leur exercice du CE 2023 au plus tard le 31 décembre 2023. Si la Caisse ne reçoit aucun CE 2023 à code-barres dûment rempli avant le 31 décembre 2023 ou si le/la retraité(e)/bénéficiaire n’a pas complété l’exercice du CE 2023 via l’application DCE avant le 31 décembre 2023, les paiements des prestations suivantes pourront être suspendus. Ces prestations ne seront rétablies rétroactivement qu’après réception par la Caisse des documents nécessaires dûment complétés. 

Si vous recevez plusieurs certificats de droit à prestation pour un même exercice annuel du CE, veuillez noter que tant qu’UN CE original, dûment daté et signé, a été renvoyé à la Caisse pour l’exercice du CE en question (soit par courrier, soit par voie électronique via MSS) avant la date limite, et que la signature sur le formulaire CE en format papier est acceptable pour la Caisse, tout est en ordre pour le paiement ininterrompu de votre prestation. Par ailleurs, si vous avez effectué l’exercice du CE en utilisant l’application DCE, aucun formulaire CE ne doit être envoyé à la Caisse. 

Si vous complétez l’exercice du CE en utilisant le CE en format papier, le formulaire original doit être renvoyé à la CCPPNU, soit par courrier, soit par voie électronique via MSS.  – Soumission électronique via MSS : Si vous soumettez votre formulaire CE dûment rempli, daté et signé via MSS, vous ne devrez pas l’envoyer par courrier à la Caisse. Cependant, vous devez tout de même apposer votre signature manuscrite sur le CE avant de convertir ce formulaire en format PDF ou JPG et de le télécharger sur MSS pour le soumettre à la Caisse. La Caisse n’accepte pas de signatures électroniques. Des instructions détaillées, étape par étape, expliquant comment soumettre des documents via MSS sont fournies dans l’onglet Téléchargement de documents MSS ici.  

Soumission du CE en format papier par courrier postal : Si vous décidez d’envoyer le formulaire CE en format papier par courrier à la Caisse, vous pouvez le renvoyer à l’adresse de la CCPPNU qui correspond le mieux à votre situation géographique, c’est-à-dire au bureau de la Caisse à New York ou à Genève. Notez que l’adresse de la CCPPNU dépend également du fait que vous retourniez votre formulaire CE par courrier postal, par valise diplomatique ou par messagerie spéciale. La Caisse n’accepte PAS de copies du formulaire CE. Vous pouvez déposer vos formulaires CE aux bureaux de la Caisse à New York et à Genève, où des boîtes aux lettres réservées à la CCPPNU ont été mises en place pour recevoir votre formulaire CE. Si vous vous rendez au bureau de la CCPPNU à New York, veuillez-vous renseigner à l’accueil du bâtiment pour en savoir plus sur les possibilités de dépôt des documents. 

Les adresses de la Caisse et les informations relatives sont disponibles sur la page de contact de la Caisse.

Nous vous suggérons d’envoyer une lettre à la Caisse, avec votre nom complet, votre adresse officielle, votre numéro d’identification unique (UID) ou/et numéro(s) de retraite, la date, et votre signature ORIGINALE ; elle doit également inclure en objet : "Non-réception du CE 2023”. Une fois reçue par la Caisse, la lettre sera scannée dans votre dossier pour alerter la Caisse de la situation et lui permettre de prendre des mesures pour éviter une éventuelle suspension future de votre prestation avant la fin du mois de décembre 2023. Vous avez également la possibilité de compléter votre exercice du CE en utilisant l’application DCE. 

L’outil de suivi du CE MSS : 

Une fois que vous avez renvoyé à la Caisse le CE à code-barres, daté et signé (soit celui qui vous a été envoyé par la poste, soit le CE MSS), vous pouvez suivre sa réception par la Caisse en ligne, dans l’onglet “Documents officiels” du portail MSS. Veuillez prévoir au moins quatre à six semaines avant de vérifier la réception du CE sur MSS, étant donné l’énorme volume de certificats de droit à prestation retournés et le travail que cela implique pour la Caisse. Si votre CE n’y figure pas encore, vérifiez à nouveau quelques semaines plus tard car la Caisse met constamment à jour ses dossiers. Pour des informations plus détaillées sur ce processus de suivi, veuillez voir ci-dessous. Veuillez noter que seuls les CEs originaux à code-barres du premier ou du second envoi officiel ou ceux imprimés à partir de MSS peuvent être suivis (PAS les copies). 

Si vous avez complété l’exercice du CE par le biais de l’application DCE, vous ne pourrez pas suivre la réception de votre CE numérique dans l’onglet Documents officiels dans MSS. Ces deux systèmes ne sont pas connectés pour le moment. Pour confirmer si votre DCE a été dûment rempli, veuillez accéder à l’application DCE où l’émission avec succès du DCE 2023 sera indiquée sur un écran montrant que votre DCE 2023 est valable jusqu’au 31 décembre 2023.  

Les CEs à code-barres sont normalement envoyés par la Caisse à la fin du mois de juin (1er envoi) et à nouveau à la fin du mois d’octobre (2ème envoi) si ni celui envoyé en juin ni le CE MSS n’ont pas été retournés à la Caisse dans les premiers jours d’octobre. 

N’oubliez pas que tous/toutes les retraités/es et bénéficiaires dont la prestation n’est PAS versée sur le système de la double filière, ont également la possibilité de visualiser et d’imprimer leur formulaire CE à code-barres dans leur Espace Client (MSS) sous l’onglet DOCUMENTS (pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe correspondant dans les informations générales ci-dessus). 

Depuis 2021, la Caisse offre la possibilité aux retraités/es et bénéficiaires de compléter leur exercice du CE en utilisant l’application DCE. C’est une option à considérer si vous allez vous absenter de votre domicile. 

Toutefois, si vous préférez compléter l’exercice du CE en utilisant le CE en format papier, vous devrez veiller à ce que (a) votre courrier vous soit transmis ou (b) si vous n’avez pas reçu le CE en juillet/novembre, vous devrez écrire à la CCPPNU pour qu’un nouveau CE vous soit envoyé par courrier, et le renvoyer à la CCPPNU dûment signé soit par courrier, soit par voie électronique via la fonction de téléchargement de documents MSS. 

Si votre prestation n’est pas versée sur le système de la double filière, vous pouvez télécharger votre formulaire CE dans MSS sous l’onglet Documents (disponible chaque année vers le mois de juin). Il est important que le CE soit renvoyé par courrier à la CCPPNU ou soumis électroniquement via MSS même si vous écrivez pour indiquer que vous êtes toujours en vie. Une lettre suffira uniquement pour retarder la suspension de votre prestation. 

L’authentification de la signature n’est PAS REQUISE si la signature du/de la retraité(e)/bénéficiaire sur le formulaire CE correspond à la signature originale que la Caisse a dans ses dossiers pour celui/celle-ci (c’est-à-dire généralement la signature sur l’original des instructions de paiement soumises au moment de la mise en place de la prestation).  L’authentification de la signature n’est également PAS REQUISE, si la signature sur le formulaire CE correspond à une signature reçue plus récemment et dûment authentifiée. 

L’authentification de la signature EST REQUISE lorsque la signature du/de la retraité(e)/bénéficiaire sur le formulaire CE diffère sensiblement de la signature originale que la Caisse a dans ses dossiers, et qu’aucune signature dûment authentifiée correspondant à la « nouvelle » signature sur le formulaire CE n’a été reçue par la Caisse.  En règle générale, l’authentification d’une signature EST REQUISE pour chaque formulaire CE ou document sur lequel une empreinte du pouce est apposée.   Veuillez continuer à lire pour avoir des informations plus détaillées à propos de l’authentification de signature et empreinte du pouce. 

En règle générale, l’authentification de la signature EST REQUISE pour chaque formulaire CE ou document sur lequel une empreinte du pouce est apposée. 

Dans les cas où un(e) retraité(e) ou bénéficiaire ne peut plus signer de documents pour des raisons de santé, le/la retraité(e)/bénéficiaire peut apposer son empreinte du pouce, au lieu de sa signature, dans la case prévue à cet effet sur le formulaire CE. L’empreinte du pouce du/de la retraité(e)/bénéficiaire doit être dûment authentifiée par son médecin traitant dans les champs prévus à cet effet SUR le formulaire CE, y compris le nom complet du médecin, son titre, le cachet/sceau officiel et sa signature originale. Le même médecin devra délivrer un certificat ou une déclaration médicale en anglais ou en français à l’attention de la CCPPNU, sur papier à en-tête officiel et portant la signature originale du médecin et la date, attestant que l’état de santé actuel du/de la retraité(e)/bénéficiaire l’empêche de signer le formulaire CE ; cette déclaration médicale doit être jointe au formulaire CE original dûment authentifié et les deux documents doivent être renvoyés ensemble à la Caisse.  Compte tenu de l’authentification sur le formulaire CE et du certificat médical attaché, la Caisse accepterait le CE du/de la retraité(e)/bénéficiaire et, s’il est reçu dans le format requis, considérerait qu’il/elle a rempli les conditions de l’exercice annuel du CE. 

Si le/la retraité(e)/bénéficiaire continue à apposer l’empreinte de son pouce sur les formulaires CE au cours des années suivantes, et que le même médecin authentifie son empreinte sur les futurs formulaires CE, aucun nouveau certificat médical n’est requis ; toutefois, si un autre médecin authentifie son empreinte sur les futurs formulaires CE, une NOUVELLE déclaration médicale doit être émise par le nouveau médecin authentifiant et doit être jointe au formulaire CE authentifié par ce nouveau médecin conformément aux exigences habituelles.  Par ailleurs, dans les cas où le/la retraité(e)/bénéficiaire souffre de graves problèmes de santé à long terme, la Caisse recommande que, pendant la période où le dispositif décrit ci-dessus est utilisé, le/la retraité(e)/bénéficiaire et/ou sa famille ou ses amis entament la procédure de désignation d’un tuteur légal pour le/la retraité(e) ou le bénéficiaire.