Les empreintes du pouce doivent TOUJOURS être dûment authentifiées. Autrement dit, chaque fois que vous signez un formulaire ou un document en apposant votre empreinte du pouce au lieu d’une signature manuscrite, vous devez avoir votre empreinte du pouce dûment authentifiée pour qu’elle soit acceptée par la CCPPNU.  

1. Si, dès le début, toutes vos signatures fournies à la Caisse ont été sous forme d’empreinte du pouce, vous serez bien entendu autorisé(e) à continuer de l’apposer à la place d’une signature manuscrite sur les formulaires officiels de la CCPPNU ou d’autres documents ou communications avec la CCPPNU. Pour que la CCPPNU puisse accepter une empreinte du pouce au lieu d’une signature manuscrite, celle-ci doit être dûment authentifiée comme indiqué ci-dessus, c.-à-d. : L’authentification de l’empreinte du pouce peut être effectuée par l’un des fonctionnaires suivants :

• • un fonctionnaire de l’ONU (généralement un fonctionnaire des ressources humaines ou un fonctionnaire de la CCPPNU) ;
  • un fonctionnaire du gouvernement (généralement dans un consulat, une municipalité, un poste de police, etc.) ;
  • un notaire.

Pour que la Caisse accepte votre empreinte du pouce comme dûment authentifiée, vous devez apposer votre empreinte du pouce ainsi que la date sur le formulaire ou document concerné, en présence du fonctionnaire qui l'authentifiera, après avoir confirmé votre identité sur la base d’un document d’identité valide, délivré par le gouvernement ou d’une carte identité de l’ONU valide. La personne authentifiant votre signature doit apposer les informations suivantes dans l’espace prévu à cet effet sur certains formulaires officiels de la CCPPNU, ou, pour d’autres formulaires ou documents en format libre sur la même page où vous avez apposé votre propre signature et la date :

• •  sa signature manuscrite originale ;
  • la date d’authentification (qui, évidemment, doit correspondre à la date que vous avez apposée à côté de votre propre signature) ;
  • son nom complet ;
  • son titre officiel ;
  • son cachet / cachet de bureau ;
  • et, le cas échéant, son numéro de licence ou d’index (par exemple, pour les notaires, etc.).

2. Dans les cas où un(e) retraité(e)/bénéficiaire qui signait des documents avec sa signature manuscrite ne peut plus le faire en raison de problèmes de santé, il/elle peut apposer son empreinte du pouce sur la ligne de signature ou, le cas échéant, dans la case prévue à cet effet sur le formulaire officiel (seulement le certificat de droit à prestation (CE) possède une case dédiée à l’empreinte du pouce). Dans ces cas, l’authentification de l’empreinte du pouce doit être effectuée par son médecin traitant. Pour que la CCPPNU accepte l’empreinte du pouce du/de la retraité(e)/bénéficiaire comme dûment authentifiée par un médecin traitant, le/la retraité(e)/bénéficiaire doit apposer son empreinte du pouce et la date sur le formulaire ou le document concerné en présence du médecin qui l’authentifie, (après que le/la retraité(e) / bénéficiaire a confirmé son identité sur la base d’un document d’identité valide avec photo et délivré par le gouvernement ou d’une carte d’identité de l’ONU valide). Le médecin responsable de l’authentification doit apposer les informations suivantes dans l’espace prévu à cet effet sur certains formulaires officiels de la CCPPNU OU, pour d’autres formulaires ou documents, en format libre sur la même page où le/la retraité(e)/bénéficiaire a apposé son empreinte du pouce et la date :

• •  sa signature manuscrite originale ;
  • la date d’authentification (qui, évidemment, doit correspondre à la date que vous avez apposée à côté de votre propre signature) ;
  • son nom complet ;
  • son titre officiel ;
  • son cachet / cachet de bureau ;
  • et, le cas échéant, son numéro de licence ou d’index (p.ex., pour les médecins, les notaires, etc.). 

Le même médecin traitant devrait délivrer un certificat médical ou une déclaration – idéalement en anglais ou en français – à l’attention de la CCPPNU, sur son papier à en-tête officiel et en fournissant sa signature originale et la date de signature, attestant l’état de santé actuel du/de la retraité(e)/bénéficiaire l'empêchant de signer le formulaire/document. Ce certificat médical doit être joint au formulaire original dûment authentifié et les deux documents doivent être renvoyés ensemble à la Caisse.  Si le/la retraité(e)/bénéficiaire continue à apposer son empreinte de pouce sur les formulaires CE au cours des années suivantes et que le même médecin authentifie l’empreinte sur les futurs formulaires CE, aucun nouveau certificat médical n’est requis ; toutefois, si un autre médecin authentifie l’empreinte du pouce sur les futurs formulaires CE, une NOUVELLE déclaration médicale doit être émise par le nouveau médecin authentifiant et doit être jointe au formulaire CE authentifié par ce nouveau médecin conformément aux exigences habituelles.  Par ailleurs, dans les cas où le/la retraité/bénéficiaire souffre de graves problèmes de santé à long terme, la Caisse recommande que, pendant la période où les dispositions décrites ci-dessus sont utilisées, le/la retraité(e)/bénéficiaire et/ou leur famille ou leurs amis entament la procédure de désignation d’un tuteur légal pour le/la retraité(e) ou le bénéficiaire. 

Généralement, la Caisse accepte des copies simples de documents justificatifs originaux lorsque cela est requis (p.ex. documents d’identité, actes de naissance, actes de mariage, documents de divorce, etc.), c.-à-d. dans la plupart des cas, aucune authentification de ces copies n’est requise. Cependant, dans certaines circonstances, la Caisse peut demander une copie dûment certifiée d’un document original. Si cela était le cas, la Caisse vous informerait dans ce sens. 

Si la Caisse exige l’attestation d’un document, cela peut être fait par un des fonctionnaires énumérés ci-dessous :

• un fonctionnaire de l’ONU (généralement un fonctionnaire des ressources humaines ou un fonctionnaire de la CCPPNU) ;
• un fonctionnaire du gouvernement (généralement dans un consulat, une municipalité, un poste de police, etc.) ;
• un notaire. 

Pour que la Caisse puisse considérer la certification d’un document acceptable, le fonctionnaire qui authentifie le document doit le faire sur la base du document original qui lui est présenté, accompagné de la photocopie dudit document. L’agent responsable de la certification doit apposer les informations suivantes en format libre sur la même page que l’image du document original :

• la mention “Original vu et vérifié” ;
• sa signature manuscrite originale ;
• la date d’authentification ;
• son nom complet ;
• son titre officiel ;
• son cachet / cachet de bureau,
• et, le cas échéant, son numéro de licence ou d’index (par exemple, pour les notaires, etc.). 

L’authentification de la signature n’est PAS REQUISE si la signature du/de la retraité(e)/bénéficiaire sur le formulaire CE correspond à la signature originale que la Caisse a dans ses fichiers pour le/la retraité(e)/bénéficiaire (c.-à-d., généralement la signature sur l’original des instructions de paiement soumises au moment de la mise en place de la prestation). 

L’authentification de la signature n’est PAS REQUISE, si la signature sur le formulaire CE correspond à une signature reçue plus récemment et dûment authentifiée.  L’authentification de la signature EST REQUISE lorsque la signature du/de la retraité(e)/bénéficiaire sur le formulaire CE diffère sensiblement de la signature originale que la Caisse a dans ses fichiers, et qu’aucune signature dûment authentifiée correspondant à la « nouvelle » signature sur le formulaire CE n’a été reçue par la Caisse. 

En règle générale, l’authentification de la signature est REQUISE pour chaque certificat de droit à prestation ou document sur lequel une empreinte du pouce est apposée. 

En règle générale, l’authentification de signature EST REQUISE pour chaque formulaire CE ou document sur lequel une empreinte du pouce est apposée.  Dans les cas où un(e) retraité(e)/bénéficiaire ne peut plus signer de documents pour des raisons de santé, le/la retraité(e)/bénéficiaire peut apposer son empreinte du pouce, au lieu de sa signature, dans la case prévue à cet effet sur le formulaire CE. L’empreinte du pouce du/de la retraité(e)/bénéficiaire doit être dûment authentifiée par son médecin traitant dans les champs prévus à cet effet SUR le formulaire CE, y compris le nom complet du médecin, son titre, le cachet/sceau officiel et sa signature originale. Le même médecin devra délivrer un certificat ou une déclaration médicale en anglais ou en français à l’attention de la CCPPNU, sur papier à en-tête officiel et portant la signature originale du médecin et la date, attestant que l’état de santé actuel du/de la retraité(e)/bénéficiaire l’empêche de signer le formulaire CE ; cette déclaration médicale doit être jointe au formulaire CE original dûment authentifié et les deux documents doivent être renvoyés ensemble à la Caisse. 

Compte tenu de l’authentification sur le formulaire CE et du certificat médical attaché, la Caisse accepterait le CE du/de la retraité/bénéficiaire et, s’il est reçu dans le format requis, considérerait qu’il a rempli les conditions de l’exercice annuel du CE.  Si le/la retraité(e)/bénéficiaire continue à apposer l’empreinte de son pouce sur les formulaires CE au cours des années suivantes, et si le même médecin authentifie  l’empreinte sur les futurs formulaires CE, aucun nouveau certificat médical n’est requis ; toutefois, si un autre médecin authentifie l’empreinte sur les futurs formulaires CE, une NOUVELLE déclaration médicale doit être émise par le nouveau médecin authentifiant et doit être jointe au formulaire CE authentifié par ce nouveau médecin conformément aux exigences habituelles.  Par ailleurs, dans les cas où le/la retraité(e)/bénéficiaire souffre de graves problèmes de santé à long terme, la Caisse recommande que, pendant la période où le dispositif décrit ci-dessus est utilisé, le/la retraité(e)/bénéficiaire et/ou sa famille ou ses amis entament la procédure de désignation d’un tuteur légal pour le/la retraité(e)/bénéficiaire.