Lors de la participation à la Caisse, les participant.e.s doivent s'assurer que leurs données personnelles (par exemple, l'orthographe des noms, la date de naissance, l'état civil, le nombre de personnes à charge, les informations sur les personnes à charge, etc.) telles que déclarées à l'organisation qui les emploie sont correctes afin d'éviter des retards de traitement dus à des divergences constatées lors de l’examen des cas par la CCPPNU.

Les participant.e.s peuvent vérifier les données déclarées par leur(s) organisme(s) employeur(s) à la CCPPNU en se référant à leurs relevés annuels, qui sont mis à jour et publiés chaque année en milieu d'année sur l'Espace Client (MSS).

Toute divergence constatée dans les données fournies à la Caisse doit être signalée aux services RH de l’organisme employeur, et tout changement doit être signalé à la Caisse par l’intermédiaire de l’organisme employeur sous la forme d’une PA corrective (et non directement par le ou la participant.e).

Avant de faire un choix en matière de prestations, les participant.e.s doivent avoir effectué leur propre estimation pour s'assurer qu'ils connaissent leurs options de prestations et les montants estimés de leurs droits au moment de la cessation de service, afin qu'ils puissent faire un choix éclairé et soumettre le bon choix en matière de prestations sur le formulaire d'instructions pour le paiement des prestations (Pens.E6 ou Pens.E7, selon le cas).

Au moment de la cessation de service, les participant.e.s doivent remplir et soumettre à la Caisse le formulaire d'instructions pour le paiement des prestations (Pens.E6 ou Pens.E7) en y faisant le bon choix de prestations (le cas échéant), en remplissant dûment toutes les sections applicables dans le formulaire (numéro de caisse de pension, noms, date, signature, instructions bancaires, devise, adresse postale, adresse électronique personnelle, etc.), en s'assurant que la même date est appliquée sur toutes les pages (le cas échéant) et en fournissant leur signature originale sur le formulaire. Le formulaire ORIGINAL doit être soumis à la Caisse.

Les participant.e.s ayant droit à une forme de prestation de retraite et choisissant une forme de prestation de retraite doivent également fournir à la Caisse des pièces justificatives pour eux-mêmes et, le cas échéant, pour la ou les personnes à leur charge (conjoint(s), conjoint(s) divorcé(s), enfants de moins de 21 ans ou s'ils sont reconnus handicapé).

Pour plus d'informations, consultez notre page Cessation de service dédiée au traitement de nombreuses questions liées à la cessation de service.

Pendant la participation des membres du personnel à la Caisse, l'organisation doit s'assurer que les données personnelles de son personnel (par exemple, orthographe des noms, date de naissance, état civil, nombre de personnes à charge, etc.) telles que déclarées à la Caisse sont correctes pour empêcher des retards dus à des divergences constatées lors de l’examen des dossiers par la Caisse. Les participant.e.s doivent avoir vérifié leurs relevés annuels sur l'Espace Client (MSS).

Toute modification des données personnelles du ou de la participant.e doit être signalée à la Caisse par l’intermédiaire des services RH de l’organisme employeur sous la forme d’une PA corrective (et non directement par le ou la participant.e).

L'organisation doit fournir un soutien au personnel en cessation de service pour s'assurer qu'il est bien informé de ses options en matière d'avantages et qu'il a dûment rempli et soumis tous les documents requis (PI et, le cas échéant, pièces justificatives).

Pour éviter les retards de traitement, l'organisation doit examiner les dossiers du personnel avant la cessation de service pour s'assurer que toutes les données et les cotisations de retraite ont été dûment et correctement déclarées à la CCPPNU, et si des écarts sont constatés, il faut s'assurer qu'ils sont traités et corrigés avant la cessation de service. .

Au moment de la cessation de service, l'organisation doit émettre le formulaire d'action personnelle de séparation (SEPPA) pour le ou la participant.e, qui doit inclure toutes les informations pertinentes sur les personnes à charge, etc., et doit être soumis à la Caisse.

L'organisation doit émettre l'avis de séparation PF4 (autorisation financière), qui doit être signé par un responsable financier autorisé et contenir toutes les informations pertinentes pour l'année en cours ainsi que, le cas échéant, des mises à jour sur les périodes de CNP, de temps partiel, etc. L'ORIGINAL PF4 doit parvenir à la Caisse.

L'organisation doit s'assurer que la date de cessation de service prévue pour le personnel est la même sur le SEPPA et le PF4.

La Caisse doit fournir un soutien à l'organisation et aux participant.e.s pour garantir que le statut de participation et les options de prestations futures sont clairs et informer toutes les parties des conditions applicables et de la documentation requise pour le traitement des prestations.

La CCPPNU propose des séances d'information aux participant.e.s et aux points focaux des pensions dans les organisations, adaptées aux besoins du public, couvrant des sujets tels que la participation, les droits aux prestations, le processus de cessation de service, etc.

La Caisse encourage fortement les participant.e.s à effectuer leur propre estimation des droits futurs pour une date de cessation de service donnée, afin qu'ils puissent faire un choix éclairé en matière de prestations. Les estimations peuvent être effectuées sur l'Espace Client (MSS) sous l'onglet « Estimation » ; une fois l’estimation exécutée, elle peut être consultée sous l’onglet « Documents » dans MSS. 

La Caisse fournit un soutien et travaille en étroite collaboration avec l'organisation pour garantir que le processus de cessation de service se déroule aussi bien que possible et que des commentaires soient fournis si nécessaire.

Dès réception de l’ensemble complet des documents de cessation de service dûment complétés, datés et signés dans le format correct, la Caisse les numérisera et les indexera dans le dossier personnel du ou de la participant.e et ouvrira un flux de travail pour permettre l’examen et le traitement du dossier. Si tout est en bon état et qu'aucune anomalie n'est constatée lors du processus d'examen, de calcul ou d'audit, la Caisse met en œuvre la prestation et effectue le paiement dans un délai de 4 à 6 semaines à compter de la date de réception par la Caisse du dernier des trois documents de cessation de service obligatoires. 

La Caisse effectue un suivi auprès de l'organisation ou du ou de la participant.e si des écarts sont constatés lors du processus d'examen et de calcul. Il est donc important que la Caisse ait accès à l’adresse EMAIL PERSONNELLE de l’(ancien.ne) participant.e, qui doit être incluse sur le PI d’origine.

• Être informé de ses options (faire votre propre estimation) ;

• Soumettez les instructions de paiement ORIGINALES (PI) dûment complétées, datées et signées sur l'un ou l'autre des formulaires PENS. E/6 (pour ceux qui ont moins de 5 ans de service contributif (CS)) ou formulaire PENS.E/7 (pour ceux qui ont 5 ans ou plus de CS). Pensez à fournir dans les champs dédiés sur le PI les instructions bancaires complètes incluant l'identifiant de la banque dans la case prévue sur le PI. Si le ou la participant.e n'a pas de compte bancaire et n'a pas pu en ouvrir un, le paiement sous forme de chèque peut être envoyé auprès d'un bureau des Nations Unies. Le paiement ne peut pas être remis à une adresse postale ni être émis à un tiers.

• Soumettre une copie d'un relevé bancaire récent fournissant les informations de compte, qui doit être au nom du ou de la participant.e ; le nom et les informations de compte du ou de la participant.e sur le relevé bancaire doivent correspondre au nom et aux informations de compte fournis sur les instructions de paiement du ou de la participant.e.

Les participant.e.s  choisissant une forme de prestation de retraite doivent également soumettre des COPIES des pièces justificatives suivantes, selon le cas, à savoir :

• Copie de l'acte de naissance du ou de la participant.e ou, à la place, copie d'un document d'identité valide avec photo (par exemple, passeport ou autre document officiel, pièce d'identité avec photo émise par le gouvernement), portant les noms complets du participant, sa date de naissance et sa signature (le « Laissez Passer de l'ONU »). " n'est PAS un document d'identité valide);
• Copie du ou des actes de naissance du ou des conjoint.e.s actuels et/ou ancien.ne.s du ou de la participant.e (ou, à la place, d'une copie du passeport valide du ou de la conjoint.e) ;
• Copie de la pièce d’identité officielle avec photo du ou de la conjoint.e émise par le gouvernement ;
• Copie du ou des certificats de mariage ;
• Copie du ou des jugements de divorce ;
• Copie du ou des actes de naissance des enfants du ou de la participant.e âgés de moins de 21 ans ;
• Copie du ou des certificats de décès des conjoint.e.s, ex-conjoint.e.s, enfants, le cas échéant.
• ORIGINAL Désignation du formulaire de bénéficiaire A2.

Soumettre les deux documents de cessation de service obligatoires suivants à la Caisse des pensions :

• Action personnelle de séparation du membre du personnel (SEPPA), et
• Le formulaire original de notification de séparation PF4 (ou autorisation financière) pour le cas, qui est émis par le bureau de paie de l'organisation et doit être signé par un responsable financier autorisé pour être accepté par la Caisse.

Le formulaire PF4 ne peut être délivré qu’une fois que le personnel a effectivement quitté l’organisation ; il faut généralement au moins 4 à 6 semaines à compter de la date de cessation de service, avant d'être délivré et envoyé à la Caisse. C’est l’(ancien) organisme employeur qui peut le mieux conseiller et fournir le calendrier de transmission à la Caisse, car cela échappe entièrement au contrôle de la Caisse. Il est utile de faire un suivi auprès de la CCPPNU seulement UNE FOIS que l'ancien organisme employeur a confirmé que la PA de cessation de service et l'avis de cessation de service original PF4 ont été émis et envoyés au bureau de la CCPPNU à New York.